Comment faire une DPAE ?

L’emploi d’un nouveau salarié en France implique une série de formalités obligatoires, parmi lesquelles la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) occupe une place centrale. Cette démarche administrative est essentielle pour tout employeur avant l’intégration d’un nouvel employé dans son entreprise. Ce guide vous fournira toutes les informations nécessaires pour effectuer cette déclaration conformément aux exigences légales.

Qu'est-ce qu'une DPAE ?

La DPAE, autrefois connue sous le nom de Déclaration Unique d’Embauche (DUE), est une formalité obligatoire que doit réaliser chaque employeur avant l’embauche d’un travailleur. Elle permet de déclarer simultanément un nouveau salarié auprès de divers organismes comme l’URSSAF, la caisse de retraite et la santé au travail. Cette procédure informe également Pôle emploi de la prise de poste du salarié pour éventuellement mettre fin à ses droits au chômage.

L’objectif principal de cette démarche est de simplifier les procédures administratives et garantir les droits des travailleurs dès le premier jour de leur contrat de travail. Elle regroupe plusieurs formalités : affiliation au régime général de la Sécurité sociale, souscription à une assurance contre les accidents du travail, pré-inscription au registre du personnel, entre autres.

Quand et comment doit-on effectuer la DPAE ?

La DPAE doit être réalisée avant toute embauche. La date précise est cruciale : la déclaration doit être faite au moins 8 heures avant l’heure prévue de début du travail du salarié. Ne pas respecter ce timing peut exposer l’employeur à des sanctions financières importantes.

Étapes essentielles pour effectuer une DPAE

La DPAE s’effectue en ligne sur le site de l’URSSAF ou via le logiciel de paie, si celui-ci dispose de cette fonctionnalité.

Voici les étapes clefs :

Collecte des informations du salarié : Avant toute chose, il est nécessaire de recueillir certaines données sur le futur employé telles que son nom de naissance, ses prénoms, sa date de naissance, et son numéro de sécurité sociale.
Accès au site : L’employeur doit ensuite accéder au site www.due.urssaf.fr

Saisie des données : Une fois sur le portail, remplissez les champs demandés avec les informations recueillies préalablement.
Validation et réception de l’accusé de réception : Après soumission de la DPAE, un accusé de réception est envoyé contenant un numéro unique de déclaration. Cet accusé doit être conservé car il prouve que la déclaration a été réalisée.

Bien comprendre les informations requises

Pour garantir une DPAE valide et sans erreur, voici un détail des informations nécessaires :

Identité complète de l’employeur incluant le nom de la société, sa forme juridique, son adresse, et son numéro SIRET ;
Informations du salarié : nom de famille, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale ;
Détails du contrat comme la date d’embauche, type de contrat (CDI, CDD, etc.), durée si applicable, poste occupé et lieu de travail ;

Numéro de sécurité sociale du salarié, indispensable pour son affiliation à la protection sociale ;
Coordonnées du lieu de travail et de la caisse de retraite complémentaire.

Utiliser correctement les outils disponibles

De nombreux outils facilitent la création et la gestion des DPAE pour les employeurs. Par exemple, l’URSSAF fournit un tableau de bord spécifique où vous pouvez non seulement effectuer vos déclarations, mais aussi conserver un historique de toutes les démarches effectuées. Il y a également l’option de faire des modifications ou annulations si l’information d’une DPAE était incorrecte initialement.

Bénéfices de la DPAE pour l'employeur et le salarié

L’une des principales utilités de la DPAE est de protéger les intérêts tant de l’employeur que du salarié. En cas d’accident du travail survenu dès le premier jour, le salarié sera immédiatement pris en charge. Pour l’employeur, effectuer cette déclaration renforce sa crédibilité et réduit les risques de sanctions pour non-respect des formalités obligatoires.

Conséquences de la non-réalisation de la DPAE

Ignorer la réalisation de la DPAE peut entraîner des problèmes sérieux pour un employeur. Des charges supplémentaires en termes de cotisations sociales peuvent s’appliquer, ainsi qu’une exposition à des risques de redressement par l’Urssaf. De plus, cela pourrait affecter la confiance et la relation entre l’employeur et ses employés.

Foire aux questions (FAQ) concernant la DPAE

Voici quelques interrogations fréquentes et leurs réponses pour vous aider dans vos démarches de DPAE :

Que se passe-t-il si j’oublie de faire une DPAE ? Vous venez de lire les conséquences potentielles ci-dessus, notamment des pénalités.
Est-il possible de faire une DPAE pour un stagiaire ? Non, les stagiaires ne sont pas concernés par la DPAE. Cela dit, certaines formalités similaires doivent être accomplies.
Puis-je rectifier une erreur dans une DPAE déjà soumise ? Oui, des corrections sont possibles, mais doivent être effectuées rapidement pour éviter des complications.

Problèmes fréquents et solutions pratiques

Même avec un système relativement simple, des erreurs peuvent se produire lors de la saisie des informations ou de la transmission des données. Voici quelques problèmes courants et leurs solutions :

Erreur de saisie : Vérifiez toujours l’exactitude des informations avant soumission. Les outils de vérification sont souvent intégrés aux formulaires en ligne.
Problèmes techniques : En cas de dysfonctionnement du site pendant la déclaration, réessayez ultérieurement ou contactez directement le service compétent via la messagerie interne ou par téléphone.
Délai dépassé pour la déclaration : La DPAE doit être faite avant la prise de poste du salarié. Si ce délai est manqué, complétez la procédure dès que possible pour éviter sanctions.

Tips & tricks pour une DPAE sans faille

Pour garantir une DPAE réussie, gardez toujours un œil attentif aux détails. Assurez-vous d’avoir recueilli toutes les informations nécessaires avant de débuter la déclaration. Une vérification minutieuse des données du salarié peut vous sauver de futurs tracas administratifs. Finalement, n’hésitez pas à consulter régulièrement le site officiel ou même à prendre contact avec des experts en droit du travail pour des conseils personnalisés.

Différences entre la DPAE et d'autres déclarations similaires

Il est facile de confondre la DPAE avec d’autres obligations légales telles que la Déclaration Unique d’Embauche (DUE), qui était utilisée avant. Bien que ces deux processus partagent certains objectifs, la DPAE est aujourd’hui la seule valable et nécessite des informations spécifiques que l’ancienne DUE ne demandait pas forcément, comme des précisions sur la durée envisagée du contrat en cas de CDD ou de mission d’intérim, ou encore des détails supplémentaires concernant l’établissement employeur.

Comment faire une dpae : en résumé

Réaliser une DPAE est une étape incontournable pour tout employeur, visant à incorporer légalement et efficacement un nouvel employé dans l’entreprise. En suivant ce guide, vous pourrez assurer que votre processus d’embauche est conforme aux normes et exempte de complications imprévues.